Finalité du poste / Contexte
Placé sous l’autorité de la Responsable administrative, il apporte une assistance administrative à l’ensemble des cadres du service en termes d'organisation, de communication, d'information, d'accueil, traitement de dossiers et d’application des procédures, en lien avec la Direction Inclusion Emploi et Habitat (DIEH).
Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez
Activités spécifiques au service
- Accueil physique et téléphonique (écoute, orientation, renseignement, etc.) ;
- Recueil, traitement de la circulation de l'information (interface interservices, partenaires externes, etc.) ;
- Gestion d’actes financiers en lien avec les pôles médico-sociaux (PMS) et les partenaires :
- Création de bons de commande, vérification de factures, saisie informatique, édition de notifications…)
- Gestion d’une régie dans le cadre des chèques d’accompagnement personnalisé sous validation de la direction financière (titulaire ou suppléant)
- Frappe et mise en forme de divers documents administratifs (note, courrier, rapport, etc.) ;
- Participation au suivi des projets et activités du service par l’alimentation de tableaux de bord, la mise en forme de rapports d’activités, etc. ;
- Participation à des réunions et rédaction de compte-rendu ;
- Gestion du courrier, classement et archivage de documents ;
- Participation à l’organisation d’actions de prévention et d’actions collectives menées par les travailleurs sociaux au profit des usagers du service ;
- Garant du circuit de validation propre aux dispositifs du service Développement et Inclusion Sociale (logements contingent, mesures d’accompagnement spécifique, COMED).
Activités communes à l'ensemble des secrétariats de la Direction Territoriale :
- Accueils ponctuels du bâtiment, en remplacement des agents d’accueil (accueil physique et téléphonique, affranchissement du courrier, etc.) ;
- Commande des fournitures de bureau en lien avec les agents d’accueil.
Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire et compétences justifiés par une expérience
- Intérêt pour le domaine social et l’accueil du public en difficulté
- Bonne connaissance des outils bureautiques
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat
- Sens de l’organisation, de la priorisation
- Capacité à se former aux logiciels métiers
- Autre savoir et savoir-faire : (diplôme, permis, habilitation particulière…)
- Permis de conduire
Savoir-être
- Discrétion professionnelle
- Rigueur, réactivité
- Aptitude à la communication et à l’adaptation
- Sens du service public
- Esprit d’équipe
Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 14 mai 2023.
- Localisation :VILLE-LA-GRAND
- Type de recrutement :Poste permanent
- Bassin géographique :Bassin du Genevois
- Durée hebdomadaire de travail :39h00
- Métier/Champ d'action :Affaires générales
- Temps de travail :100%
- Filière / cadre d'emplois :Administrative - Adjoint administratif territorial
